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Dicas de Aprovisionamento:
Um leilão invertido, por si só, não garante um aprovisionamento ou uma operação de aquisição bem-sucedidos. A plataforma de leilões invertidos da uniTender é uma ferramenta que pode ser útil num dos passos do processo de aprovisionamento: a fase de negociação.
Abaixo seguem algumas linhas de orientação para uma operação de compras bem-sucedida:
1. Planeie o Processo de Aprovisionamento
Planeie calmamente o processo de aprovisionamento. O planeamento poupar-lhe-á bastante trabalho mais adiante no processo. Os principais aspectos a ter em conta são:
- A programação dos diversos passos do processo de aprovisionamento.
- Dimensão total dos trabalhos, produtos e serviços necessários. Não deixe detalhes para resolver mais tarde.
- Consulte outras pessoas na empresa de modo a validar os requisitos do contrato.
2. Identifique e Envolva as Partes Interessadas
Um factor crítico de sucesso para o aprovisionamento é envolver as pessoas certas:
- Quem é que sabe avaliar os aspectos técnicos dos produtos ou serviços?
- Quem é que vai determinar os preços de referência e outras condições comerciais?
- Quem é que vai definir as salvaguardas jurídicas e avaliar as reponsabilidades?
3. Assegure a Transparência
Entrevistar potenciais empreiteiros/ fornecedores antes da consulta formal denota transparência e pode fornecer-lhe informação útil:
- Informe-se do perfil da empresa em questão, serviços e estratégia.
- Explique-lhes o que será leiloado, quando e como.
- Peça-lhes informação sobre os factores críticos de sucesso e aspectos qualitativos dos serviços ou produtos que pretende adquirir.
4. Faça um RFP
O RFP é uma chave para atrair potenciais empreiteiros/ fornecedores para o seu negócio, bem como um documento de referência para futuras relações com um fornecedor:
- Demonstre transparência revelando toda a informação relevante.
- Defina claramente os factores que serão tidos em conta na decisão final.
- Os factores de decisão não devem indiciar qualquer preferência por determinada marca ou fornecedor.
- Os factores de decisão não devem fornecer qualquer vantagem competitiva óbvia a nenhum fornecedor, a menos que estritamente necessário.
- Defina o número de proponentes a incluir na shortlist. Este factor é particularmente importante para fazer o leilão mais tarde, porque se todos os participantes forem convidados para o leilão não sentem nenhuma motivação em propor valores mais acessíveis sobre a oferta inicial.
- Defina claramente os passos do aprovisionamento e o calendário previsional, incluindo todos prazos e todos os contactos formais por forma a esclarecer as dúvidas dos fornecedores convidados.
- Defina um valor base (topo) para o contrato.
- Defina a natureza (não) vinculativa do RFP, inclusão na shortlist ou convite para leilão, de modo a salvaguardar a sua empresa até se tomar a decisão final.
- Defina os seus objectivos para a compra ou contrato, bem como especificações mínimas, mas deixe espaço para a inovação do fornecedor e soluções alternativas.
- Defina o modo como os licitantes devem calcular o valor das suas propostas, de modo a simplificar o processo de avaliação comparativa.
- Simplifique o modelo de proposta de valores. Recomendamos vivamente que os licitantes sejam avaliados por um montante de referência que se aproxime do TCO (Custo Total de Propriedade). Peça aos licitantes que forneçam uma descrição de custos detalhada (que mais tarde pode permitir ajustes de quantidade), mas deixe claro que o TCO é o indicador de avaliação comparativa preferencial.
- Defina sanções relacionadas com a execução do contrato (prazos de entrega, disponibilidade do sistema, desvios das especificações, etc.)
- Monitorize a execução do contrato, estabeleça regras e mecanismos de auditoria.
- Esclareça o modo como os pagamentos são calculados ao longo do contrato. O prazo das receitas é um factor importante que influencia o Retorno sobre Investimento (ROI) dos fornecedores. Para evitar litígios posteriores devem ficar bem claro que marcos determinam quando é que os pagamentos são devidos.
5. Valide a Lista de Candidatos
É extremamente importante ter em consideração a relação com potenciais fornecedores. Alguns fornecedores podem ser clientes da sua empresa, por isso deve analisar o impacto que pode ter na relação consultá-los ou não. Nunca se esqueça de avaliar a relação global com os fornecedores antes de os convidar a licitar o seu contrato. Informe-se junto das suas áreas de gestão e comercial, pois o seu aprovisionamento pode prejudicar negócios existentes ou a estratégia da empresa.
6. Gerir a Relação com os Licitantes
- Evite conversações ou qualquer outro tipo de interacção pessoal com potenciais fornecedores assim que fizer o RFP.
- Se for necessário interagir directamente, não o faça isoladamente. Emita sempre um resumo escrito destas reuniões.
- Quando fornecer esclarecimentos a licitantes, faça sempre circular a informação entre os restantes licitantes.
- Mantenha registos de todas as interacções, de modo a que as possa mostrar aos participantes internos.
- Não forneça informação extra a apenas um licitante.
7. Avaliação de Ofertas e Validação da Shortlist
- Faça circular entre os participantes internos todos os documentos com ofertas.
- Reuna avaliações por escrito dessas ofertas entre os participantes internos. Resuma-os e faça circular entre todos eles o seu relatório final de avaliação das ofertas antes de o tornar oficial.
- Valide toda a informação com a sua área de gestão, comercial e de gestão de clientes antes de comunicar decisões a proponentes. é importante que a sua organização tenha tempo para se preparar no caso de se defrontar com comentários e queixas de parceiros ou clientes excluídos.
- Comunique as decisões da sua shortlist aos proponentes e informe-os relativamente aos próximos passos e actualizações de programação.
8. Negociação: Leilão
- Decida o modelo de divulgação de informação do leilão: se achar que as jogadas desonestas dos concorrentes não são um risco , talvez queira aproveitar as rivalidades estratégicas entre os licitantes revelando os nomes dos concorrentes na nossa plataforma de leilões; se acha que as jogadas desonestas representam um risco não revele os nomes dos concorrentes; se acha que a insegurança do licitante ou a ânsia do contrato são elevadas, o melhor é recorrer aos leilões cegos (nos quais o licitante conhecerá apenas a sua posição nas licitações), o que os torna ainda mais inseguros uma vez que não têm possibilidade de observar o comportamento dos outros concorrentes.
- Decida se é adequado ter vários contratantes para diferentes partes do contrato. A plataforma uniTender.com permite leilões com múltiplos vencedores.
- Organize um leilão de teste, de modo a que os licitantes possam interagir com a plataforma antes do leilão real. A uniTender permite-lhe organizar leilões de teste automaticamente para que os licitantes se familiarizem com a interface uniTender.
- Implemente melhorias de lance mínimas. Este é o valor mínimo que faz com que uma nova licitação seja considerada antes de ser aceite pela plataforma. A regra geral para este valor depende do modelo de leilão: se é um leilão vencedor por valor global ou multi-vencedor (por item). Num leilão de valor global com diversos itens é aceite uma licitação por um item, ainda que o valor total não garanta o 1º lugar ao licitante. Neste tipo de leilão é aconselhável exigir grandes melhorias do lance do preço de um item do que num leilão multi-vencedor. Uma boa regra é exigir uma melhoria de lance de 1% sobre o preço inicial por item. Por exemplo: se a melhor oferta que tiver (antes do leilão) por um item for 10.000 USD, deve configurar uma melhoria do lance mínimo de 100 USD por esse mesmo item.
- Se está a usar leilões multi-vencedores (um vencedor diferente por cada item leiloado), uma boa regra geral é estabelecer uma melhoria de lance mínima de 0,2% por item.
- Tenha em atenção que muitos fornecedores já fizeram isto antes e que algumas estratégias sucesso consistem em esgotar os outros licitantes. Isto significa que a melhoria de lance mínima (juntamente com a extensão de tempo automática) determina a duração total do leilão.
- Determine a duração do leilão e a extensão temporal automática. Recomendamos vivamente que use a extensão de tempo automática. Trata-se de um mecanismo que determina se o leilão termina no tempo previsto ou se continua até não haver mais licitações.
- Tenha em atenção que a duração do leilão incialmente configurada não determina a duração do dleilão se estiver a usar a extensão automática. Normalmente não recomendamos leilões com uma duração superior a 30 minutos nem extensões automáticas superiores a 5 minutos. Tenha em mente que provavelmente o leilão irá durar 2-6h devido às extensões de 5 minutos.
- Se convidar licitantes de diferentes fusos horários, é aconselhável aumentar a duração do leilão, bem como da extensão temporal. Neste caso é aconselhável definir também melhorias de lance mais elevadas.
- Recomendamos que os leilões sejam agendados para o meio da manhã do fuso horário dos licitantes, de modo a assegurar um número de horas de trabalho suficiente para o caso de o leilão durar mais do que o previsto.
- A menos que convide licitantes de diversos fusos horários, é útil calcular o período máximo do leilão em teoria: (duração inicial configurada) (extensão temporal automática) (valor da oferta inicial) / (melhoria do lance mínima). Por exemplo: um leilão com a duração inicial de 30 minutos, extensão automática de 5 minutos, oferta inicial de 10.000 USD e melhoria de lance mínima de 100 USD pode gerar 100 extensões automáticas que, juntamente com a duração inicial de 30 minutos, podem levar a uma duração total do leilão de 530 minutos. Tenha sempre isto em atenção quando determinar a melhoria do lance mínima e a duração da extensão temporal automática.
Isenção de responsabilidade: este documento descreve boas práticas comerciais que podem não se aplicar às suas necessidades específicas, por isso não constitui consultoria jurídica da parte da uniTender à sua empresa. A uniTender não pode ser responsabilizada por eventuais perdas ou danos resultantes do alegado uso de sugestões nesta página. Consulte os Termos de Utilização para esclarecimentos adicionais.
Simplicidade: Esta é a chave para uma negociação dinâmica. A plataforma de leilões electrónicos uT é intuitiva e interactiva, permitindo aos participantes recém-convidados terem um papel activo na negociação.
Tecnologia: Com base na nossa P&D (pesquisa e desenvolvimento), certificamo-nos que a nossa tecnologia uT minimiza os custos da infra-estrutura, permitindo preços por leilão acessíveis.
Eficácia: A plataforma de leilões electrónicos uT tem uma estrutura de custo leve focada na qualidade da nossa tecnologia. Isto permite-nos oferecer preços acessíveis a todas as empresas.
Segurança: A plataforma de leilões electrónicos uT fornece-lhe um controlo completo sobre a divulgação dos concorrentes, permitindo uma configuração completa da transparência do leilão e prevenindo, deste modo, a desonestidade entre os concorrentes.
A missão da
é disponibilizar a todas as empresas o mesmo tipo de negociação a que as grandes empresas têm acesso, com leilões invertidos acessíveis, high-tech e em tempo real.